Vacaciones Progresivas

22 diciembre 2009

En una entrada anterior analizamos el tema de los días de vacaciones progresivos que se adquieren por antigüedad. Para ir a la entrada, haga click aquí.

Sin embargo, parece que es un tema que ha suscitado muchas preguntas. De hecho revise los comentarios a la entrada anterior para ver diferentes situaciones sobre estas vacaciones progresivas. Esta entrada es sólo para entregarle una página de la Dirección del Trabajo que nos ha parecido muy  interesante, ya que recoge en un sólo texto un buen resumen de la jurisprudencia en torno a los días progresivos. El texto en cuestión es la ORD. Nº 4551/222 que “Sistematiza jurisprudencia administrativa sobre feriado progresivo.

Los días progresivos se establecen en el artículo 68 del Código del Trabajo, y ocupan unas pocas líneas. Sin embargo, como suele pasar, su aplicación no es tan fácil por la cantidad de situaciones especiales. En este documento de 14 páginas se contiene el resumen de la jurisprudencia, y es un muy buen texto de consulta si hay dudas al respecto.

Por ejemplo, se tratan los siguientes temas:

  • A partir de cuándo se pueden computar los días y cómo.
  • Cómputo de los días en situaciones especiales, tales como cuando se ha trabajado para entidades con regímenes jurídicos diferentes del Código del Trabajo; cuando se ha trabajado para empresas chilenas en el extranjero; o qué pasa en los casos de quiebra y recontratación, o cambio de razón social.
  • Si deben ser tomados de forma continua o no.
  • Los mecanismos adecuados para acreditar dichos años (hay más formas que el certificado de las AFP, aunque éste es el más común y conveniente).
  • A partir de cuándo se pueden hacer valer los días progresivos. En este sentido es importante saber que comienzan a tener validez sólo a partir del momento en el que lo acredita el trabajador.
  • Qué pasa con los días y períodos regulados en el antiguo Código del Trabajo de 1931 y del también antiguo texto del Decreto Ley 2.200
  • Incidencia de la derogación del tope del feriado en el feriado del D.L. 2.200
  • Cómo es la remuneración (básicamente es igual que para el feriado normal).
  • Diferencia con el feriado básico en cuanto a que es susceptible de negociación individual o colectiva, y su incidencia.
  • Prescripción de este derecho (como el resto de los derechos de remuneraciones prescribe a los dos años)

Recuperación del IVA en las Notas de Crédito de Ventas

16 diciembre 2009

Cuando se emite una Nota de Crédito de Ventas, se rebaja el IVA a pagar al fisco (se rebaja el débito fiscal). Sin embargo, esta rebaja tiene un plazo de 3 meses, que se cumple con ciertas condiciones, y es lo que queremos aclarar en este post, y cómo se hace en Laudus. La mayoría de información legal de este post se obtiene de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, y a ella nos referimos como la Ley.

Lo primero que hay que aclarar es que, según consta en el artículo 57 de la Ley, no hay plazo para emitir una Nota de Crédito, se puede emitir cuando uno lo precise. Sin embargo, en el caso de devolución de las mercaderías, si transcurren 3 meses o más desde que se hizo la venta, no se puede recuperar el IVA de la operación. Tal y como dice el SII resumido en la pregunta frecuente 001.012.1212.004:

No es posible realizar esta operación (recuperar el IVA), pues el plazo se determina de la siguiente manera:

  • En el caso de una venta de bienes o prestación de servicios, gravadas con IVA, el plazo de tres meses se contará de forma similar al que transcurre entre la entrega real y la devolución de las especies que hayan sido objeto del contrato.
  • En el caso de una venta o promesa de venta de bienes corporales inmuebles, gravadas con IVA, que queden sin efecto por resolución, resciliación, nulidad u otra causa, el plazo de tres meses se contará desde la fecha en que se produzca la resolución o desde la fecha de la escritura pública de resciliación.
  • En el caso de una venta o promesa de venta de bienes corporales inmuebles, gravadas con IVA, que queden sin efecto por sentencia judicial, el plazo de tres meses se contará desde la fecha que esta sentencia se encuentre ejecutoriada.

La determinación de los plazos mencionados anteriormente están establecidos en los artículos N° 21 y N° 70 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.

Al emitir una Nota de Crédito por devolución pasados más de 3 meses, hay que cumplir con los mismos requisitos que con las Notas de Crédito normales, y por lo tanto hay que especificar el IVA y el resto de componentes.

Sin embargo, si la Nota de Crédito es por descuento del valor en Factura, no corren los 3 meses, y sí se puede descontar el IVA del débito fiscal. Efectivamente, así se dispone en la Ley, y como está de una manera un tanto implícita, hemos preferido mostrar el Oficio nº 1276 del 12-05-1988, donde se dice:

Sobre el particular debo señalar a usted que tal como se indicara en Ord. 54 de 11.3.97 de la Décima Dirección Regional, no existe un plazo establecido para efectuar la deducción al débito fiscal de los impuestos que correspondan a descuentos o bonificaciones otorgados por los vendedores a sus respectivos clientes con posterioridad a la facturación, siendo el único requisito para ello, la emisión de la respectiva nota de crédito, por lo que, la nota de crédito  emitida a su cliente se ajusta a la normativa sobre emisión de este tipo de documentos.

Si tiene tiempo, lea el oficio entero, ya que el caso es muy representativo.

Al hacer una Nota de Crédito de Ventas, Laudus le pide la Factura que se está modificando. en ese momento calcula si la Nota de Crédito está dentro del plazo, y si es por devolución. En caso de estar fuera de plazo, le advierte:

IVA fuera de plazo

La Nota de Crédito se imprimirá igual, con el monto del IVA que debería haber correspondido, y en el comprobante contable que se genera se hace Ventas (al debe) contra Clientes (al haber) por el monto total de la Nota de Crédito incluyendo el IVA, es decir no se separa el IVA y éste es como una menor Venta, y un menor ingreso para la empresa.

Si la Nota de Crédito es por descuento, entonces debe especificarlo en la misma, para poder recuperar el IVA:

Tipo de Notas de Creditozoom

Por último, recuerde que según dice el SII, las Notas de Crédito emitidas que no rebajan el débito Fiscal por superar el plazo de tres meses cuando son devueltos los bienes que están afectos a IVA, no deben ser declaradas en el nuevo Formulario 29.


La Casilla de Intercambio de Información entre Contribuyentes

10 diciembre 2009

En la Factura Electrónica hay un elemento que a menudo no se comprende bien, y es la casilla de correo de intercambio de información entre contribuyentes electrónicos. Es la que el SII denomina “Mail Contacto Empresas”, y que define como:

Dirección de correo electrónico del postulante donde los demás emisores electrónicos pueden enviar información relacionada con la factura electrónica, especialmente los documentos electrónicos tributarios que le generen.

Básicamente esta casilla es la que recibe las facturas electrónicas de proveedores, y las respuestas de clientes a las facturas electrónicas de ventas que nosotros les enviamos. Recuerde que cuando nosotros enviamos una factura electrónica a un cliente, si éste es emisor electrónico tiene la obligación de enviarnos una respuesta electrónica a nuestra factura. Al igual que si nosotros somos emisores electrónicos tenemos que responder a nuestro proveedores (para ver las posibles respuestas, revise la siguiente entrada del blog).

Esta casilla no se debe utilizar para nada más. Es decir, no se debe utilizar una casilla existente en la empresa y que tiene otras utilidades, ni la casilla de ningún usuario. Se debe crear una  casilla sólo para este fin; lo más normal es nombrar la casilla como dte@empresa.cl, ó factura_electronica@empresa.cl, …
Si usted es cliente nuestro, y no tiene posibilidad de solicitar una casilla más, pídanosla y así podemos proveerle de una casilla única para su empresa para este cometido.

Para acceder a los datos de sus empresa y ver y/o cambiar esta casilla en el SII, acceda al menú de Factura Electrónica e ingrese en la siguiente opción:

Menú DTE: Actualización datos empresazoom

Allí podrá ver su casilla. En nuestro caso es:

Mail Contacto Empresas

Una vez que tiene creada y registrada en el SII su casilla de intercambio de DTE, recuerde que sólo debe utilizarla para este fin. Los mensajes que llegan a esta casilla son facturas y respuestas a facturas en el formato XML, listos para ser procesado por el software, no es un formato tipo PDF donde se pueda ver bien la factura.

Por eso es importante dejar que Laudus gestione esta casilla, es decir, configurar Laudus para que recoja el correo de esta casilla y lo procese automáticamente. Y no configurar Outlook (o su programa de correo electrónico) para que recoja los mensajes. Si lo hace, si configura ambos, corre el peligro de perder mensajes en alguno de los dos programas, y por ende perder facturas de proveedores.

Una vez que ha configurado la casilla (instrucciones más abajo), Laudus se encarga de recoger el correo de esa casilla y separar las facturas de proveedores, las respuestas de clientes, y otros mensajes. En el perfil de cada usuario puede definir si quiere que ese usuario pueda recoger respuestas de clientes, y/o facturas de proveedores.

  • Respuestas de clientes: son los acuses de recibo, aprobación/rechazo, etc, que nos envían los clientes a una factura electrónica nuestra de ventas. Evidentemente sólo los clientes que son emisores electrónicos nos enviarán este tipo de respuestas. Estas respuestas se comprueban una vez al día, la primera vez que ingresa al sistema un usuario con permisos para ello. Si hay respuestas, Laudus le mostrará las mismas, y actualizará la base de datos con las mismas..
  • Facturas de proveedores: los proveedores que son emisores electrónicos nos enviarán las facturas en formato XML a nuestra casilla de intercambio. Laudus las recogerá una vez al día, y le informará del número de facturas recibidas. Éstas se deben importar desde la pantalla de Facturas de Compras (Gastos), ya que hay que ir revisando una por una para enviar respuestas y revisar contenido (al igual que cuando le llegan las facturas físicas usted comprueba su contenido).
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    Es importante que sepa que el proveedor electrónico no está obligado a enviarle la factura en PDF, salvo que haya envío físico de mercaderías en cuyo caso la factura/guía acompaña a las mismas.A veces en el cuerpo del mensaje el proveedor le envía un vínculo para descargarse la factura en PDF, y otras veces no. No todos los proveedores lo hacen. Por ello, al importar la factura de compras, Laudus le muestra el contenido del mensaje para que revise si puede descargarse la factura. Laudus sí envía el PDF de las facturas de ventas a los clientes, y nos parece una buena práctica, pero no todas los programas lo hacen.
  • Otros mensajes: el resto de los mensajes no son intercambio de información de DTE, por lo que suelen ser spam o respuestas automáticas de servidores a recepción de correos. Laudus le permite visualizar estos mensajes y borrarlos del servidor si es necesario.

Para configurar la casilla en Laudus, vaya a las Opciones de la empresa en el menú Herramientas, y en las opciones de facturación electrónica tiene:

Casilla de Intercambio en Laudus

  • Casilla: el nombre de la casilla de correo.
  • Usuario y contraseña: tal y como se los han suministrado su proveedor de correo.
  • Servidor POP: es el servidor de donde se van a recoger los mensaje de correo electrónico. Por lo general es el mismo que tiene configurado en Outlook en el resto de su empresa.
  • SSL: si su servidor necesita conexiones seguras. Por ejemplo, si utiliza gmail como proveedor de correo, este servicio opera siempre con SSL.
  • Dejar mensajes en el servidor: le recomendamos que nunca active esta casilla. Si lo hace, al bajar los mensajes no se borrarán del servidor y se bajarán una y otra vez. Esta opción está sólo para casos aislados.
  • Comprobar casilla: al ingresar todos los datos puede presionar este botón para ver si son correctos, y se puede establecer una conexión a su servidor de correo.

Ejemplo de Importación

1 diciembre 2009

Tal y como dijimos en la entrada anterior, vamos a exponer un caso sencillo de importación con sus documentos:

  1. Declaración de Ingreso: es el documento que se confecciona en Aduanas de Chile, y que refleja la factura del proveedor, y calcula la base imponible para el IVA. No vamos a explicar aquí todos los componentes de este documento, ya que tiene muchas partes y sería materia para muchas páginas. Nos vamos a centrar en lo importante para nosotros, dónde viene el cálculo del IVA para saber qué valores ingresar en Laudus:
    Importación: Declaración de Ingreso
    Lo que queremos destacar es que Aduanas toma el valor de las mercaderías, le agrega el transporte internacional y el valor del seguro, y obtiene el precio CIF sobre el que se calcula el arancel y el IVA. En este caso no hay arancel, ya que las mercaderías vienen de Italia, y hay tratado de libre comercio con la Unión Europea.El valor CIF es 8.540,19 dólares, lo que nos da un IVA de 1.622,64 (redondeado a 2 decimales) al ser el tipo el 19%.
    El tipo de cambio US$/peso es de 545,44, y eso genera un IVA de 885.053 pesos. Este IVA es el que veremos más adelante en la Factura del Agente de Aduanas cuando rinda los gastos, ya que éste lo cancela a la Tesorería General de la República en nuestro nombre (como un servicio por nuestra comodidad, el Agente de Aduanas no es el sujeto de este IVA).En el Libro de Compras, hay que ingresar esta Declaración de Ingreso como la factura que acredita la compra (las telas que se están comprando en este caso). En el proveedor va el proveedor extranjero, en el RUT el RUT de tesorerías, y en el IVA el IVA que figura en pesos.En cuanto al RUT, tal y como dice el SII: “No es obligatorio llenarlo, pues el documento es un comprobante de ingreso fiscal. Facultativamente se podría utilizar el RUT de Tesorerías.”

    En cuanto al RUT a utilizar no lo tenemos 100% claro: por un lado el RUT de la Tesorería General de la República es el 60.805.000-0, pero por otro lado en la descripción del formato de facturación electrónica nos indica que hay que utilizar el RUT 55.555.555-5 par el cliente de destino en el caso de las exportaciones. En cualquier caso, utilizando uno de los dos no tendremos problemas, ya que este RUT es sólo indicativo (al carecer el proveedor de RUT válido en Chile).
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  2. Factura del Agente de Aduanas: esta factura es la que crea mucha confusión. Los Agentes de Aduanas suelen incluir en la misma factura tanto el valor de sus servicios, como la rendición de gastos que ellos han pagado en nuestro nombre:Importación: Factura del Agente de Aduanas lo que realmente nos está facturando el Agente de Aduanas son sus servicios.

    En este ejemplo son 68.781 pesos con un IVA de 13.068. Estos son los gastos que tenemos que indicar en el Libro de Compras, y asignarle al Agente de Aduanas sólo los 13.068 que le corresponden. El Agente de Aduanas no hace ninguna importación, sólo realiza trámites y nos cobra por sus servicios.

    Además de su factura propiamente dicha, nos incluye en el mismo documento la rendición de gastos. Aquí está el problema: al incluir esta rendición y su detalle en la misma factura, hay muchos usuarios que creen que este IVA mostrado “pertenece” al Agente de Aduanas, y lo ponen en el Libro de Compras en la línea de la factura del Agente.Desde nuestro punto de vista, lo más lógico sería incluir esta rendición de gastos como un anexo a la Factura, un documento independiente. Seguramente los Agentes de Aduanas lo hicieron por mostrar toda la información en un mismo documento, pero sólo consiguieron generar confusión, ya que al mostrar la palabra “IVA” dentro de una factura legal las probabilidades de confundirse son altas.

    Lo que está señalado en la factura Rendición de Gastos, el recuadro verde grande de la izquierda, es el resumen de aquellos gastos anexos a la importación y que el Agente ha cancelado en nuestro lugar por comodidad (para que no tengamos que trasladarnos y hacer los trámites nosotros). Por eso adjunta todas las facturas de estos gastos, que tendremos que ingresar una por una en el Libro de Compras, ya que van a nuestro nombre y no al nombre del Agente de Aduanas.

    En este ejemplo, como se puede ver, nosotros dimos 1.202.000 pesos al Agente de Adunas, de los cuales se ha gastado 1.033.654 :
    – 885.053 en el IVA de la importación, pagado a la Tesorería.
    – 66.752 en dos facturas, de Almacenaje y Desconsolidación.
    – 91.849 en los servicios del Agente propiamente dichos.
    Y por lo tanto nos debe 168.346 pesos, por eso el saldo negativo en su contra.
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  3. Facturas de Gastos anexos: toda importación genera gastos anexos a la misma. En este ejemplo sencillo se han generado lo dos que siempre se generan, la Desconsolidación y el Almacenaje (de las mercaderías en el puerto-aeropuerto mientras se hacen los trámites). Puede haber otros muchos gastos asociados, tales como aforo físico, revisiones del SAG, transporte nacional hasta nuestra bodega, etc:

    Importación: Factura de Desconsolidación

    Importación: Factura de Almacenaje
    Estas facturas van a nuestro nombre y se deben poner en el Libro de Compras cada una por separado.

Y ahora que hemos revisado los documentos físicos, vayamos a cómo registrarlos correctamente en Laudus por el mismo orden:

  1. Declaración de Ingreso en Laudus: hay que añadir el proveedor extranjero, ya que la Declaración de Ingreso se la vamos a asignar a él. Una vez tenemos los datos, la ingresamos:

    Importación: Declaración de Ingreso en Lauduszoom

    Vayamos por partes:

    • Documento: el tipo de documento es “Factura” y un poco más abajo señalamos la casilla de “Importación”. En la casilla de la carpeta de importación (que está a la derecha del tick de importación) ponemos el número o código que hemos dado a esta importación. Todas las facturas relacionadas con esta importación van a tener este mismo número de carpeta de importación.
      Por último, en el número de documento hemos señalado el número de la Declaración de Ingreso (el 3150234715 que viene arriba a la derecha en la Declaración).
    • Neto: ingresamos todos los productos según la factura del proveedor. En este caso hemos ingresado los productos en US$ en vez de Euros (el Euro era la moneda de la importación según la Declaración de Ingreso) para hacer más fácil entender las cifras.
      El total en dólares de los productos es 7.643,18 que es el total que figura en la Declaración donde poner “Valor FOB” en el cálculo de la base imponible. En pesos son 4.168.895 que es el neto de la importación, y es la deuda con el proveedor extranjero (la deuda Laudus la muestra en la moneda de origen, para que sea más claro).
      Al cancelar esta deuda, habrá que cancelar los 7.643,18 US$, y no el IVA ni los otros cargos, y Laudus dará la factura por pagada al llegar a este monto (y también contabilizará automáticamente las diferencias en tipo de cambio de producirse).
    • IVA: son 885.053 pesos según consta en la Declaración de Ingreso. Hay que poner el valor exacto de la declaración, aunque nunca va a coincidir con el (Neto * 0,19), ya que el IVA incluye el IVA del transporte internacional y seguro. Por eso este valor hay que ingresarlo y sobreescribir el cálculo de Laudus. Al guardar la factura Laudus avisará que el IVA no es el 19%, pero no importa, sabemos que en estos casos nunca va a coincidir.
    • Tipo de Cambio: podemos poner el tipo de cambio que mejor se ajuste a nuestras prácticas contables. Hemos puesto el mismo de la Declaración de Ingreso, pero no es necesario.
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  2. Factura del Agente de Aduanas en Laudus: el registro es muy sencillo, sólo hay que poner los gastos correspondientes al Agente:

    Importación: Factura del Agente de Aduanas en Lauduszoom

    Fíjese que va especificada la carpeta de importación, para poder relacionar después las facturas anexas, pero no va el tick de “Importación”, ya que ésta no es una importación, es una factura nacional.
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  3. Facturas de Gastos Anexos en Laudus: al igual que con la factura del Agente de Aduanas, ingresamos las facturas nacionales de gastos, y las asociamos con la carpeta de importación:

    Importación: Almacenaje en Lauduszoom

    Importación: Desconsolidación en Lauduszoom
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  4. Pago: el tema de cómo liquidar los pagos al Agente de Aduanas es recurrente. Hay que tratarlo como lo que es, un Fondo por Rendir. Primero le damos la plata al Agente, y después rendimos todas las facturas y el IVA contra este Fondo por Rendir.
    • Entrega del cheque por los 1.202.000 pesos para que el Agente haga los trámites en nuestro nombre:

      Importación: pago del Cheque al Agente de Aduanaszoom
    • Rendición de los 1.033.645 pesos gastados por el Agente:

      Importación: rendición de gastoszoom

      Y podemos ver en Laudus que quedan a nuestro favor los 168.346 que figuraban en la Factura del Agente de Aduanas:

       

      Importación: Saldo de la Rendiciónzoom

  5. Resumen de la Importación: una vez que hemos registrado todos los gastos anexos a la importación, podemos obtener el resumen en Laudus:

    Importación: Resumenzoom

    Este resumen es imprescindible para ver de dónde sale el costo final que Laudus reflejará en las estadísticas en informes, y también sirve para ver qué porcentajes de costos tenemos en cada importación.
  6. Libro de Compras: y el Libro de Compras del mes de Octubre quedaría:
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    Importación: Libro de Compraszoom

Este ha sido un ejemplo sencillo, pero es demostrativo de cómo registrar los diferentes pasos en una importación, y sobre todo para explicar bien qué incluye la Factura del Agente de Aduanas y cómo interpretarla correctamente, ya que siempre ha producido mucha confusión.


El IVA de las Importaciones

23 noviembre 2009

Este es un tema recurrente entre los usuarios, y seguramente hablaremos más en futuros post. Por eso es importante ir aclarando cómo tratar el IVA en el caso de las importaciones, y así saber cómo registrar éstas en Laudus.

El IVA es un impuesto que grava el consumo. Por eso a nivel internacional hay un acuerdo por el que el IVA se paga en el lugar del consumo, es decir, en el país donde se van a consumir las mercaderías o servicios. Esta es la razón por la que se paga el IVA en aduanas al hacer una importación, y por la que no se paga IVA al hacer una exportación; no es que las exportaciones estén exentas de IVA, es que el IVA se paga en destino, por lo que el exportador no paga IVA (si las exportaciones fuesen operaciones exentas de IVA en sentido real, no se podría después recuperar el IVA exportador de las compras que generan las exportaciones).

Centrándonos en las importaciones, el IVA lo pagamos al llegar las mercaderías a Chile. La base imponible para el IVA es el costo de la mercadería, más el flete internacional, más el seguro, y los aranceles. El costo de las mercaderías siempre existe, ya que va con la factura de la importación que acompaña a las mercaderías; sin embargo, el costo del flete y del seguro a veces no está documentado con la expedición, y si no se aportan estos datos, Aduanas realiza una estimación de los mismos para agregarlos a la mercadería y calcular la base del IVA. Fíjense que el transporte internacional y los seguros que afectan a éstos van facturados sin IVA, porque el IVA se paga al momento de ingresar la importación.

Y el IVA calculado sobre esta base es que el que figura en la Declaración de Ingreso, y es el IVA que hay que pagar en Aduana por la importación, y es el IVA que hay que contabilizar como IVA de la importación.

Uno de los problemas que se genera es que por lo general el importador no paga el IVA directamente a la Tesorería General de la República, sino que se le da la plata al Agente de Aduanas para que éste realice los pagos en su nombre. Aquí es donde comienza la confusión más típica de los usuarios: al hacer una importación hay varios gastos anexos que se generan, y que los suele gestionar el Agente de Aduanas en nuestro nombre.

Él hace las gestiones, realiza los pagos, y después nos rinde cuentas, además de cobrarnos por sus servicios. Estos gastos son, por ejemplo, la desconsolidación, el transporte desde el puerto hasta nuestra bodega, los exámenes del SAG (Servicio Agrícola y Ganadero), el aforo físico en caso de haberlo, etc.

Pues bien, el Agente de  Aduanas hace un resumen de estos gastos, más el IVA y aranceles abonados por la importación, y lo muestra en la misma factura donde especifica sus servicios. Y éste es el problema, que en la misma factura se muestran tanto los servicios del Agente de Aduanas, como los gastos anexos tal y como el IVA de la importación. Los servicios del Agente de Aduanas son sus honorarios (que suelen ser un porcentaje del valor total de la importación), y estos servicios generan una factura afecta a IVA, ya que son servicios prestados por una persona jurídica chilena, y en territorio chileno, es una factura nacional. Y éste es el único IVA del Agente de Aduanas, y no el IVA grande de la importación.

El problema, como he comentado, viene porque el Agente de Aduanas pone en la misma factura sus servicios, y el IVA grande de la importación así como un resumen de los gastos anexos. Está mezclando en la misma factura sus gastos con los gastos anexos, por lo que genera mucha confusión. Lo más correcto sería hacer un resumen aparte con los gastos anexos y el IVA de la importación, y suministrar este resumen como un anexo a la factura de sus servicios; seguramente lo pongan en la misma factura porque les parece más cómodo, pero han generado mucha confusión con esta práctica.

El documento oficial frente al SII para demostrar el IVA de la importación es la Declaración de Ingreso, y no la factura del Agente de Aduanas donde viene el resumen. Muchos usuarios y contadores todavía ponen en el Libro de Compras el IVA de la importación asignado al Agente de Aduanas, y no es lo correcto.

El SII lo dice bien claro en su pregunta frecuente 001.030.2009.004:

FAQ SII: Documento Oficial Registro Importacioneszoom

Al describir el formato de los Libros de Compras que se deben presentar de manera electrónica, el SII es claro en diferenciar las Facturas nacionales (por ejemplo, el código 30 es la Factura, el 33 la Factura Electrónica, …), y la Declaración de Ingreso, que es el código 914. Al describir qué es lo que debe contener cada documento, la Declaración de Ingreso va asociada al Proveedor Extranjero, al que se asigna el RUT de Tesorerías para darle un RUT que sea válido. Y el IVA de la importación no se asigna a la factura del Agente de Aduanas, ya que éste no ha generado el IVA ni le corresponde la mercadería importada. La declaración de ingreso es la factura de importación, y en su misma línea se pone el IVA de la importación.

Para tener la información más clara del SII, tenemos  la pregunta frecuente 001.012.2504.005:

FAQ SII: cómo resistrar una importación en el Libro de Compraszoom

En la siguiente entrada de este blog, pondremos un ejemplo completo de una importación (con todas sus facturas), y cómo registrarla en Laudus y obtener los costos iniciales y completos.


Cómo responder a una Factura Electrónica de un Proveedor

12 noviembre 2009

Una característica importante de la Facturación Electrónica es el poder importar sin digitar las Facturas de Proveedores. Mucha gente centra su atención sólo en la parte de ventas, ya que es donde más ahorros se producen. Pero hay ciertas eficiencias en los procesos de compra que son también importantes.

En Laudus, las Facturas Electrónicas de Proveedores se pueden importar directamente desde el XML que envía el proveedor. Para hacerlo, basta con seleccionar \Archivo\Importar desde la pantalla de Gastos:

Importar DTE desde pantalla de Gastos

Una vez que abrimos la pantalla de importación, podemos importar una Factura Electrónica desde un archivo, o desde un mensaje de nuestro correo de intercambio (que Laudus se encarga de recoger automáticamente).
En este post nos vamos a concentrar en los tipos de respuesta que se pueden dar al proveedor, ya que es una pregunta frecuente que suele surgir entre los usuarios.

Tenga en cuenta que es obligatorio dar una respuesta a la recepción de un DTE (Documento Tributario Electrónico), aunque sea para rechazar el mismo. Por eso en el proceso de postulación a la Factura Electrónica el SII comprueba que su empresa es capaz de responder a un envío de la manera establecida en las normas de funcionamiento.

Las respuestas posibles las encuentra aquí:

Posibles Respuestas a un Envío de DTE de Proveedoreszoom

Es importante señalar que cualquier respuesta va firmada digitalmente (con el certificado digital del usuario que elabora la respuesta), por lo que el usuario que recibe las Facturas de Compras debe obtener su Certificado Digital. Las respuestas posibles serían:

  • Acuse de Recibo del Envío:
    Da cuenta del estado de recepción de un envío. Un envío de un proveedor puede contener varias Facturas (varios DTE), aunque lo más habitual es que sólo contenga una.
    Con esta respuesta, simplemente se está diciendo que se recibió el envío. No implica aceptación ni rechazo de los DTE que van dentro del envío, sólo se dice que se recepcionó bien. Si el envío es erróneo (por ejemplo el RUT no es el de nuestra empresa), entonces Laudus elabora una respuesta de envío erróneo.
  • Recibo de Mercaderías-Servicios según Ley 19.983:
    Es el equivalente electrónico a la firma que se hace físicamente cuando se recepciona una factura en el recuadro donde dice “Nombre – RUT – Fecha – Recinto”. Es para que el proveedor pueda ceder el crédito de la Factura (Factoring por lo general), según la ley 19.983 sobre mérito ejecutivo de la factura. Por eso se muestra la casilla donde ingresar el Recinto (si no hay ningún recinto, agregar con el botón derecho del mouse).
    Al enviar esta respuesta el proveedor la puede utilizar para hacer el Factoring del DTE.
    Y también es fundamental para la empresa, ya que es obligatorio emitir este tipo de respuesta para poder hacer uso del crédito de IVA.
  • Aceptación-Rechazo de los DTE del envío:
    Con el “Acuse de Recibo” simplemente se está diciendo que se recibió el envío que trae dentro los DTE, pero no se dice nada si se aceptan o no. Con la Aceptación-Rechazo se está aceptando o rechazando formalmente la Factura. Como las respuestas van firmadas digitalmente, no se puede después negar la evidencia, hay un registro formal de que se aceptó o rechazó el documento.Como ya se ha comentado, dentro de un envío se pueden tener varios DTE (Facturas, Notas de Crédito, …), aunque casi siempre sólo se envía uno. Por eso, en la lista de “Facturas del Envío” sólo suele haber una.
    Y por lo mismo, el estado de Aceptación-Rechazo del DTE va en cada línea, para poderlo hacer por separado en el caso de haber varios:Posibles Respuestas de Aceptación-Rechazo de un DTEzoomLas posibles respuestas son:

    • Aceptado OK: el DTE se acepta formalmente tal y como ha sido enviado.
    • Aceptado con discrepancias: el DTE se acepta, pero hay algún tipo de reparo. El motivo del reparo se debe señalar en la casilla correspondiente. Un reparo significa que se acepta el DTE, pero que hay alguna situación que sería bueno corregir (por ejemplo que la Orden de Compra no corresponde).
    • Rechazado: se rechaza el DTE. El motivo del rechazo puede ser por forma (el DTE incluido en el envío tiene un RUT incorrecto, por ejemplo), o porque directamente no se acepta comercialmente la Factura (por ejemplo porque las condiciones no son las pactadas).
      En el caso de rechazo, hay que especificar el motivo del mismo en la casilla correspondiente. Como dice el SII: “En caso de realizarse un rechazo de acuerdo a lo indicado en la Ley N°19.983, sobre mérito ejecutivo de la factura, se deberá señalar expresa y claramente el motivo de rechazo en esta glosa, haciendo referencia al N° de Ley mencionada.
    • No Incluir en respuesta: en el caso de que se incluyan varios DTE en un envío, se puede, por ejemplo, aceptar unos, rechazar otros, y no enviar respuesta de aceptación-rechazo sobre alguno en concreto.

Lo más cómodo es siempre enviar la respuesta de “Acuse de Recibo”, con lo cual se cumple el procedimiento de Facturación Electrónica e Intercambio de Información entre Contribuyentes, y nos queda tiempo para aceptar o rechazar el DTE si procede.

De hecho, si no se envía después una aceptación formal, no es tan importante, ya que entra en juego la aceptación implícita pasados los plazos sin que se rechace la Factura. Sí es importante enviar la respuesta de rechazo en el caso de rechazo de la misma, para que quede constancia.

En la práctica, hay veces que la casilla del proveedor, la casilla a la que se envía la respuesta, está llena o tiene problemas. Aunque parezca mentira sucede más de lo que sería deseable, y con proveedores grandes.
En estos casos puede hacer dos cosas: volver a enviar la respuesta, o simplemente guardar el mensaje que muestra el error del envío de nuestro mensaje (suele ser un mensaje del servidor de correo del proveedor). Nosotros recomendamos tomar la segunda medida, ya que si la casilla da problemas es muy probable que el segundo envío resulte también rechazado.


Libro Inventario y Balance

2 noviembre 2009

El Libro de Inventario y Balances es un resumen de los activos físicos de la empresa (mercaderías y activos fijos principalmente), así como de las deudas pendientes (deudores y acreedores). En las deudas pendientes se deberían detallar todos los préstamos, tanto a corto como a largo plazo.

Si se fija no es un Libro en el sentido estricto de la palabra, no tiene un formato definido, ya que son varios documentos de diferentes formatos, puesto que cada item a detallar tiene sus peculiaridades. En las Mercaderías es importante la cantidad y precio unitario; en los Activos Fijos se debería detallar valor inicial, año de adquisición, valor depreciado, …; en los créditos y préstamos contraídos se debería poner el plazo, tipo de interés, …; y en las deudas por el giro (de clientes, proveedores y otros) se debe poner el análisis de cuentas.

Como se puede ver, no se puede poner todo en un mismo formato, son varias fuentes agrupadas en lo que se llama Libro de Inventarios Balance. De hecho, el SII así lo dice en su pregunta frecuente 001.012.5707.001:

Pregunta Frequente SIIzoom

Es un detalle de los bienes y deudas. Y este detalle es diferente dependiendo del tipo (mercaderías, activos fijos, deudas comerciales, préstamos con entidades financieras, …).

En otra pregunta frecuente, la 001.012.5425.002, referente también al formato, tenemos:

Formato Activo Fijo en el Libro Inventario Balancezoom

Lo importante de esta pregunta, es que hace referencia a un apartado del Libro Inventario Balance, es decir, admite que hay diferentes forma de mostrar la información según los diferentes items de estos Libros. Para revisar el Código Tributario haga clikc aquí.

Muchos usuarios nos han preguntado por qué no incluimos un Libro Inventario Balance estándar como un informe más en el software. Y la razón es por lo que hemos expuesto antes. En Laudus se pueden obtener los diferentes informes de todos estos tipos por separado, e imprimirlos, y así es como operamos. De hecho es más cómodo en cierto sentido, ya que te permite en las Mercaderías poner el detalle según uno quiera (por familias, producto, …), lo que la mayoría de la gente lo hace en Excel para manejar mejor la información y dar detalle al SII sólo de lo que es relevante mostrar. Un informe automático podría poner información de más o de menos, o en un formato no adecuado para la empresa en cuestión.

Tengamos en cuenta el tamaño de la empresa sí es importante. No es lo mismo hacer un resumen de la situación de una micro empresa que factura 20 millones al año, a una empresa que factura 2.000 millones. En general, cuanto más grandes son la empresas más hay que trabajar los informes anuales, ya que hay más intereses en juego y suelen ser empresas más complejas, con más líneas de productos y servicios, más volumen de información, más detalle, etc.
Y no se puede incluir un formato en el software que sea válido para todas las empresas. Cada una debe tomar la información adecuada, y clasificada según sus particularidades. Aunque algunos apartados son más estándar (deudas comerciales, por ejemplo), otros son mucho más específicos (las Mercaderías es el típico ejemplo).

El concepto de Libro de Inventario Balance típico es bastante antiguo, y en general un poco en desuso, y suele ser más común lo que hemos comentado antes, mostrar la información detallada según tipo de activo o pasivo. No hay una norma escrita de cómo hacerlo, simplemente se dice que hay que detallar los bienes y deudas. No es como en el caso de los Libros Diario, Mayor y Balance, que sí tienen un formato bastante estándar.

Y aprovechando la moda de la globalización, incluimos un documento que viene al caso del Colegio de Contadores de Colombia. Ya sabemos que son dos países diferentes, pero el concepto es lo que queremos destacar (y además hay que agradecer que cada vez las diferencias de contabilización entre los países se van reduciendo):

Sea lo primero mencionar que el Decreto 2521 de 1950, conocido como antiguo Código de Comercio consideraba en el artículo 148 que “Al abrir su giro, toda Sociedad Anónima hará en el libro de Inventarios y balances una descripción exacta y completa de todos sus bienes, muebles e inmuebles, créditos activos y pasivos.

En este libro se asentarán periódicamente los balances de cada ejercicio, comprendiendo en ellos además de los activos, las deudas vencidas o pendientes a la fecha del cierre de los mismos balances, bajo la responsabilidad que se establece en las disposiciones sobre quiebras”.

La consideración anterior no se tiene expresa actualmente, por cuanto la legislación comercial vigente contempla en el artículo 49 que “Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.

Ya sé que es de Colombia, pero el concepto es el mismo. El texto entero del documento lo puede ver aquí.

No es que no haya que hacer el Libro de Inventario y Balance, es que no es un Libro en el sentido estricto de la palabra (como el Libro Mayor), es una colección de informes agrupados bajo un mismo “Libro”. Por eso lo que hay que hacer es simplemente detallar los bienes y las deudas que vienen contempladas en los Libros Contables. En la práctica significa adjuntar a final de año el Inventario Físico, el detalle de Activos Fijos, el Análisis de las cuentas de deudas (por el giro de la empresa y otra financiación), y otra información oportuna que varía en función del giro y actividad de cada empresa.


Trabajadores IPS (ex-INP) y SIS

28 octubre 2009

Como ya saben los trabajadores que cotizan por el régimen antiguo (las ex-cajas), llamados trabajdores IPS (ex-INP) por Previred, no pagan el SIS. Por eso la fórmula del SIS a cargo del trabajador y SIS a cargo de la empresa debe incluir esta excepción.

Si usted tiene trabajadores IPS, por favor revise ambas fórmulas en Laudus para que contengan la excepción. Las fórmulas debería ser:

  • SIS a cargo del trabajador:

    sueldo("Renta Imponible AFP e ISAPRE") * (config("SIS") / 100) * iif(empresa.empleados >= 100, 0, iif(liquidación.fecha >= date(2009, 07, 01) AND liquidación.fecha <= date(2011, 07, 31), 1, 0)) * iif(liquidación.fecha < date(2009, 07, 01), 0, 1) * iif(empleado.tipoTrabajador = "C" OR empleado.tipoTrabajador = "N" OR empleado.tipoTrabajador = "6", 0, 1) * iif(empleado.régimenPrevisional = "INP", 0, 1)

    La fórmula es larga, ya que tiene que multiplicar la Renta Imponible por el porcentaje del SIS (1,87%, y se puede configurar por si cambiase), y después aplicar las restricciones de tamaño de empresa, fechas, empleados no pensionados, y empleados del IPS-INP.

  • SIS a cargo de la empresa:

    sueldo("Renta Imponible SIS Empleador") * (config("SIS") / 100) * iif(empresa.empleados >= 100, 1, iif(liquidación.fecha >= date(2009, 07, 01) AND liquidación.fecha <= date(2011, 07, 31), 0, 1)) * iif(liquidación.fecha < date(2009, 07, 01), 0, 1) * iif(empleado.tipoTrabajador = "C" OR empleado.tipoTrabajador = "N" OR empleado.tipoTrabajador = "6", 0, 1) * iif(empleado.régimenPrevisional = "INP", 0, 1)

    La fórmula es prácticamente igual, pero al revés en cuanto a las condiciones de tamaño de empresa, ya que la empresa paga cuando tiene 100 o más trabajadores, o cuando tiene menos de 100 pero la fecha es posterior al 31-Julio-2011.

Por favor, revise ambas fórmulas para asegurar que el sistema está al día.


Vacaciones y Finiquito

22 octubre 2009

El mes pasado publicamos las diferentes formas de calcular los días de vacaciones devengadas por un trabajador, y cómo Laudus muestra la información en el sistema. Si desea revisar el post, pinche aquí.

El número de días de vacaciones pendientes que tiene un empleado se suele utilizar para los siguientes fines:

  • Saber cuántos días se puede tomar el empleado para sus vacaciones, y así poder planificar las vacaciones del personal.
  • Saber los días que habría que pagarle al empleado en caso de finiquito.

Ahora bien, es muy importante señalar que el número de días de vacaciones que tiene pendiente el empleado no es igual al número de días a pagar en caso de finiquito. Lo resaltamos, ya que es muy normal pagar al empleado sólo los días pendientes (calculando el sueldo por día en base a un mes de 30 días, y multiplicando por el número de días de vacaciones pendientes); es una práctica muy habitual, pero no por ello correcta.

Y en la mayoría de los casos hay que pagarle más días de los que tiene devengados por vacaciones. ¿Por qué es así? Porque hay que pagarle los días corridos que corresponderían a los días de vacaciones, ya que éstos son hábiles.

Un ejemplo sencillo: supongamos que se finiquita un jueves a un trabajador con 3 días pendientes de vacaciones. En este caso habría que pagarle 5 días, es decir, el jueves, viernes, sábado, domingo y lunes. Esto es porque esos 3 días de vacaciones son hábiles, y por lo tanto si el trabajador se tomara los 3 días resultarían en 5 días más trabajados.

Es más, depende de la fecha del finiquito le corresponden más o menos días. Si al trabajador  se le finiquita el 17 de septiembre, los días 18 y 19 (que son festivos) correrían más el contador de los días a pagar. Lo que hay que hacer es recorrer el calendario agregando los días de vacaciones como días hábiles, y por eso el número de días a pagar depende de la fecha del finiquito.

Tener en cuenta que para las vacaciones siempre el sábado y domingo se toman como festivos, aunque la jornada del trabajador sea de 6 días a la semana (artículo 69 del Código del Trabajo).

¿Dónde  figura este tratamiento? Se obtiene del Artículo 73 del Código del Trabajo, donde dice:

“Sólo si el trabajador, teniendo los requisitos necesarios para hacer uso del feriado, deja de pertenecer por cualquier circunstancia a la empresa, el empleador deberá compensarle el tiempo que por concepto de feriado le habría correspondido”

El tiempo que le habría correspondido” significa que, por ejemplo, los 15 días anuales son 3 semanas (21 días corridos si no hubiera festivos entre medias), y eso es lo que hay que pagarle, 21 días y no 15.

Para quienes todavía tienen dudas sobre este criterio, en el sitio web de la Dirección del Trabajo, puede acceder al simulador de finiquito y ver cómo la Dirección del Trabajo es el criterio que aplica. Poco podemos objetarle a la Dirección del Trabajo, ellos mandan.

En Laudus  puede ver en la ficha del empleado los días de vacaciones que tiene pendiente el empleado, y los días que le corresponderían en caso de finiquito (puede ingresar la fecha de finiquito tentativa si no la tiene):

Vacaciones y Finiquitozoom

Es muy importante tener bien ingresados los días festivos (en el menú de personal), para que el cálculo sea el correcto. En la imagen de ejemplo podemos ver cómo 8,1 días de vacaciones generan 13,1 días de pago en el finiquito (hay que tener en cuenta el feriado del 12 de Octubre).


Previred, IPS, y Asignación Familiar Retroactiva

9 octubre 2009

Desde hace poco tiempo tenemos una nueva restricción del IPS (ex-INP) en cuanto a los pagos: ahora no se pueden declarar-liquidar las Asignaciones Familiares Retroactivas de los trabajadores a través de Previred.

En Laudus ya hemos hecho los cambios para no incluir la Asignación Retroactiva en el archivo de Previred en el caso de las empresas que no tienen Caja de Compensación. Si no ha actualizado, el mensaje que obtendrá de Previred es:

Previred IPS

Tener en cuenta que sólo afecta cuando la empresa no tiene CCAF, ya que entonces declara la Asignación Familiar al IPS.

¿Y qúe debe hacer usted con la Asignación Familiar Retroactiva en estos casos? La respuesta del IPS es la siguiente:

En relación a su consulta, podemos informar:

Para efectuarlas en declaración y pago de cotizaciones previsionales por internet, incorporando cargas familiares retroactivas, las cuales deben ser pagadas primeramente al trabajador, y para mejor comprensión usted debe seguir el procedimiento que se detalla a continuación:

  • Ingresar a http://www.ips.gob.cl – pinchar al costado derecho \”cotización, declaración en línea\”
  • Ingresar Rut, clave y aceptar.
  • Ver menú costado derecho en \”datos del trabajador\”
  • Seleccionar el trabajador involucrado y presionar \”modificar\”
  • Al ingresar a la pantalla de datos debe presionar \”siguiente\”, en la segunda pantalla de estos datos casi al final indica cargas familiares, allí usted debe informar la cantidad de cargas retroactivas que desea compensar de acuerdo a lo pagado en la liquidación de sueldo del trabajador en cuestión. De acuerdo a la renta imponible y al tramo que le corresponda.
  • Para mejor comprensión, debe sacar el valor total a descontar, considerando los valores de acuerdo al año mes y tramo por cada valor diferente; luego efectuar la sumatoria de todos estos valores y dividirlo por el valor actual de la carga de acuerdo a tramo, y anotar este valor en campo rebaja el total de carga a compensar.
  • Finalmente, presionar \”siguiente\” y en la tercera pantalla le mostrará el sistema los datos modificados para luego \”grabar\”.
  • Puede continuar con el proceso de declaración y pago. Una vez efectuada esta declaración y existiendo Saldo a Favor (situación que se registrará en la planilla declarada), este saldo le será devuelto a través de la sucursal del IPS más cercano al domicilio informado por el empleador, donde deberá llevar documentación de respaldo.

Este portal es el único que le permite efectuar cotizaciones retroactivas. Las cargas son válidas a partir de la fecha que consigna la resolución, pero el pago retroactivo es de acuerdo al código civil hasta cinco años retrospectivo. Por lo anterior es factible que compense todo de una vez.

Por favor, recuerde que esta es la contestación del IPS, por lo que si hay algo que no está claro, ya saben cuál es el teléfono de su mesa de ayuda (800 20 25 00).


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