En la Factura Electrónica hay un elemento que a menudo no se comprende bien, y es la casilla de correo de intercambio de información entre contribuyentes electrónicos. Es la que el SII denomina “Mail Contacto Empresas”, y que define como:
Dirección de correo electrónico del postulante donde los demás emisores electrónicos pueden enviar información relacionada con la factura electrónica, especialmente los documentos electrónicos tributarios que le generen.
Básicamente esta casilla es la que recibe las facturas electrónicas de proveedores, y las respuestas de clientes a las facturas electrónicas de ventas que nosotros les enviamos. Recuerde que cuando nosotros enviamos una factura electrónica a un cliente, si éste es emisor electrónico tiene la obligación de enviarnos una respuesta electrónica a nuestra factura. Al igual que si nosotros somos emisores electrónicos tenemos que responder a nuestro proveedores (para ver las posibles respuestas, revise la siguiente entrada del blog).
Esta casilla no se debe utilizar para nada más. Es decir, no se debe utilizar una casilla existente en la empresa y que tiene otras utilidades, ni la casilla de ningún usuario. Se debe crear una casilla sólo para este fin; lo más normal es nombrar la casilla como dte@empresa.cl, ó factura_electronica@empresa.cl, …
Si usted es cliente nuestro, y no tiene posibilidad de solicitar una casilla más, pídanosla y así podemos proveerle de una casilla única para su empresa para este cometido.
Para acceder a los datos de sus empresa y ver y/o cambiar esta casilla en el SII, acceda al menú de Factura Electrónica e ingrese en la siguiente opción:
Allí podrá ver su casilla. En nuestro caso es:
Una vez que tiene creada y registrada en el SII su casilla de intercambio de DTE, recuerde que sólo debe utilizarla para este fin. Los mensajes que llegan a esta casilla son facturas y respuestas a facturas en el formato XML, listos para ser procesado por el software, no es un formato tipo PDF donde se pueda ver bien la factura.
Por eso es importante dejar que Laudus gestione esta casilla, es decir, configurar Laudus para que recoja el correo de esta casilla y lo procese automáticamente. Y no configurar Outlook (o su programa de correo electrónico) para que recoja los mensajes. Si lo hace, si configura ambos, corre el peligro de perder mensajes en alguno de los dos programas, y por ende perder facturas de proveedores.
Una vez que ha configurado la casilla (instrucciones más abajo), Laudus se encarga de recoger el correo de esa casilla y separar las facturas de proveedores, las respuestas de clientes, y otros mensajes. En el perfil de cada usuario puede definir si quiere que ese usuario pueda recoger respuestas de clientes, y/o facturas de proveedores.
- Respuestas de clientes: son los acuses de recibo, aprobación/rechazo, etc, que nos envían los clientes a una factura electrónica nuestra de ventas. Evidentemente sólo los clientes que son emisores electrónicos nos enviarán este tipo de respuestas. Estas respuestas se comprueban una vez al día, la primera vez que ingresa al sistema un usuario con permisos para ello. Si hay respuestas, Laudus le mostrará las mismas, y actualizará la base de datos con las mismas..
- Facturas de proveedores: los proveedores que son emisores electrónicos nos enviarán las facturas en formato XML a nuestra casilla de intercambio. Laudus las recogerá una vez al día, y le informará del número de facturas recibidas. Éstas se deben importar desde la pantalla de Facturas de Compras (Gastos), ya que hay que ir revisando una por una para enviar respuestas y revisar contenido (al igual que cuando le llegan las facturas físicas usted comprueba su contenido).
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Es importante que sepa que el proveedor electrónico no está obligado a enviarle la factura en PDF, salvo que haya envío físico de mercaderías en cuyo caso la factura/guía acompaña a las mismas.A veces en el cuerpo del mensaje el proveedor le envía un vínculo para descargarse la factura en PDF, y otras veces no. No todos los proveedores lo hacen. Por ello, al importar la factura de compras, Laudus le muestra el contenido del mensaje para que revise si puede descargarse la factura. Laudus sí envía el PDF de las facturas de ventas a los clientes, y nos parece una buena práctica, pero no todas los programas lo hacen. - Otros mensajes: el resto de los mensajes no son intercambio de información de DTE, por lo que suelen ser spam o respuestas automáticas de servidores a recepción de correos. Laudus le permite visualizar estos mensajes y borrarlos del servidor si es necesario.
Para configurar la casilla en Laudus, vaya a las Opciones de la empresa en el menú Herramientas, y en las opciones de facturación electrónica tiene:
- Casilla: el nombre de la casilla de correo.
- Usuario y contraseña: tal y como se los han suministrado su proveedor de correo.
- Servidor POP: es el servidor de donde se van a recoger los mensaje de correo electrónico. Por lo general es el mismo que tiene configurado en Outlook en el resto de su empresa.
- SSL: si su servidor necesita conexiones seguras. Por ejemplo, si utiliza gmail como proveedor de correo, este servicio opera siempre con SSL.
- Dejar mensajes en el servidor: le recomendamos que nunca active esta casilla. Si lo hace, al bajar los mensajes no se borrarán del servidor y se bajarán una y otra vez. Esta opción está sólo para casos aislados.
- Comprobar casilla: al ingresar todos los datos puede presionar este botón para ver si son correctos, y se puede establecer una conexión a su servidor de correo.
Escrito por Laudus 
