En esta entrada vamos a repasar un tema aparentemente sencillo, pero que muchas veces genera dudas, y se refiere a las fechas de los Balances y Estados de Resultados.
En Laudus, se pueden revisar los Balances (Clasificado, Tributario, y de Sumas y Saldos) y el Estado de Resultados desde la misma pantalla:
Por orden desde arriba a abajo:
- Balance de Sumas y Saldos: es tan sólo la suma de los movimientos de cada cuenta en el periodo especificado. Las cuentas no salen clasificadas, y sólo sirve para revisar sumas de saldos.
- Balance Clasificado: es el Balance general típico, con las cuentas de Activo y Pasivo separadas y clasificadas. Laudus hace un cierre de resultados interno (enfrenta ingresos y gastos) y el saldo lo asigna a la cuenta de Pasivo donde figuran las pérdidas o las utilidades. Este cierre interno es sólo para mostrar bien el Balance Clasificado, no se genera ningún comprobante interno.
Este Balance se puede obtener también por meses o por años, para hacer la comparativa, con los meses o años cada uno en una columna.
- Estado de Resultados: son los Ingresos y Gastos (Egresos) enfrentados, con el saldo a favor o en contra. En este caso sí que es útil obtenerlo por meses o años, suele utilizarse mucho más que en el caso del Balance Clasificado.
- Balance Tributario: Balance de 8 columnas exigido por el SII.
Después de esta breve introducción, vamos con el tema de las fechas que nos ocupa hoy: el Balance Clasificado es una foto de la empresa a una fecha dada, es el estado en el que se encuentra la empresa en un momento del tiempo.
Por eso el Balance Clasificado no debería tener “fecha desde”, ya que es una foto en una fecha final especificada, y nunca se define como el estado de una empresa entre dos fechas. Es decir, lo correcto es decir “quiero ver el Balance de la empresa al 31-Diciembre”, y no “quiero ver el Balance de la empresa entre el 1-Noviembre y el 31-Diciembre”. Esto último no tiene sentido económico (sí lo tiene el obtener el Estado de Resultado, como veremos después).
Pedir el Balance entre dos fechas significaría sólo sumar los movimientos entre esas dos fechas ¿y qué pasó con la historia anterior? Si obtenemos este Balance entre dos fechas, no obtenemos la foto de la empresa a una fecha dada, y no tenemos ni idea de su situación.
Por eso nunca se debería poner “fecha desde” (o dejar la fecha 01-01-1990 que propone Laudus como inicial), y sólo especificar la “fecha hasta”. Si queremos obtener el Balance al 31-12-2009, debemos especificar esta fecha de término, pero no poner como fecha de inicio el 01-01-2009. Es decir, técnicamente no es correcto pedir el Balance entre el 01-01-2009 y el 31-12-2009 para pedir el Balance a final del 2009.
¿Por qué muchas veces coincide? El hecho de que al pedir el Balance entre el 01-01-2009 y el 31-12-2009 coincida con el Balance real de la empresa al 31-Diciembre-2009 se produce sólo si hay un asiento de apertura al 01-Enero-2009. En este caso, el asiento de apertura es un resumen de la empresa desde el principio de su actividad hasta el 31-12-2008, y por tanto incluye todo lo anterior. Y por eso es lo mismo que pedir el Balance para el periodo 01-01-1990 (por poner una fecha de inicio) y el 31-12-2009.
¿Pero qué pasa si no hay asiento de apertura al 01-Enero del periodo de consulta? Pues que en este caso el Balance al 31-Diciembre va a ser inconsistente, ya que sólo sumará los movimientos entre dos fechas, y como hemos visto ésto no es la situación de una empresa a una fecha dada.
Resumiendo: lo mejor es no poner “fecha desde” (o dejar una que sea muy antigua), y sólo especificar “fecha hasta”. Si por algún motivo se quiere poner una “fecha desde”, entonces hay que asegurarse muy bien que haya un asiento de apertura en esa fecha.
El poner dos fechas (desde y hasta) sí tiene sentido completo y económico en el caso del Balance de Sumas y Saldos, y en el Estado de Resultados, ya que en estos casos lo que uno quiere analizar es justamente las sumas en un periodo en concreto, por ejemplo para saber cuánto se ganó o perdió en esas fechas.
Por último, puntualizar que toda esta aclaración es necesaria porque en Laudus la contabilidad es corrida, se pueden consultar en línea los datos desde el principio de la actividad registrada de la empresa. Otros sistemas separan cada año en base de datos diferentes, y se comienza de nuevo cada año. Para nosotros ésto tiene el inconveniente que si uno quiere consultar un saldo o movimiento anterior debe estar abriendo y cerrando bases de datos constantemente, y es un proceso tedioso.
Además, es muy normal querer saber, por ejemplo, cuál ha sido la evolución de la cuenta del Teléfono en los últimos 3 años; con Laudus es muy sencillo, ya que todo está en línea, pero si tenemos que abrir y cerrar 3 bases de datos diferentes, resulta incómodo.
Escrito por Laudus 
