El Libro de Inventario y Balances es un resumen de los activos físicos de la empresa (mercaderías y activos fijos principalmente), así como de las deudas pendientes (deudores y acreedores). En las deudas pendientes se deberían detallar todos los préstamos, tanto a corto como a largo plazo.
Si se fija no es un Libro en el sentido estricto de la palabra, no tiene un formato definido, ya que son varios documentos de diferentes formatos, puesto que cada item a detallar tiene sus peculiaridades. En las Mercaderías es importante la cantidad y precio unitario; en los Activos Fijos se debería detallar valor inicial, año de adquisición, valor depreciado, …; en los créditos y préstamos contraídos se debería poner el plazo, tipo de interés, …; y en las deudas por el giro (de clientes, proveedores y otros) se debe poner el análisis de cuentas.
Como se puede ver, no se puede poner todo en un mismo formato, son varias fuentes agrupadas en lo que se llama Libro de Inventarios Balance. De hecho, el SII así lo dice en su pregunta frecuente 001.012.5707.001:
Es un detalle de los bienes y deudas. Y este detalle es diferente dependiendo del tipo (mercaderías, activos fijos, deudas comerciales, préstamos con entidades financieras, …).
En otra pregunta frecuente, la 001.012.5425.002, referente también al formato, tenemos:
Lo importante de esta pregunta, es que hace referencia a un apartado del Libro Inventario Balance, es decir, admite que hay diferentes forma de mostrar la información según los diferentes items de estos Libros. Para revisar el Código Tributario haga clikc aquí.
Muchos usuarios nos han preguntado por qué no incluimos un Libro Inventario Balance estándar como un informe más en el software. Y la razón es por lo que hemos expuesto antes. En Laudus se pueden obtener los diferentes informes de todos estos tipos por separado, e imprimirlos, y así es como operamos. De hecho es más cómodo en cierto sentido, ya que te permite en las Mercaderías poner el detalle según uno quiera (por familias, producto, …), lo que la mayoría de la gente lo hace en Excel para manejar mejor la información y dar detalle al SII sólo de lo que es relevante mostrar. Un informe automático podría poner información de más o de menos, o en un formato no adecuado para la empresa en cuestión.
Tengamos en cuenta el tamaño de la empresa sí es importante. No es lo mismo hacer un resumen de la situación de una micro empresa que factura 20 millones al año, a una empresa que factura 2.000 millones. En general, cuanto más grandes son la empresas más hay que trabajar los informes anuales, ya que hay más intereses en juego y suelen ser empresas más complejas, con más líneas de productos y servicios, más volumen de información, más detalle, etc.
Y no se puede incluir un formato en el software que sea válido para todas las empresas. Cada una debe tomar la información adecuada, y clasificada según sus particularidades. Aunque algunos apartados son más estándar (deudas comerciales, por ejemplo), otros son mucho más específicos (las Mercaderías es el típico ejemplo).
El concepto de Libro de Inventario Balance típico es bastante antiguo, y en general un poco en desuso, y suele ser más común lo que hemos comentado antes, mostrar la información detallada según tipo de activo o pasivo. No hay una norma escrita de cómo hacerlo, simplemente se dice que hay que detallar los bienes y deudas. No es como en el caso de los Libros Diario, Mayor y Balance, que sí tienen un formato bastante estándar.
Y aprovechando la moda de la globalización, incluimos un documento que viene al caso del Colegio de Contadores de Colombia. Ya sabemos que son dos países diferentes, pero el concepto es lo que queremos destacar (y además hay que agradecer que cada vez las diferencias de contabilización entre los países se van reduciendo):
Sea lo primero mencionar que el Decreto 2521 de 1950, conocido como antiguo Código de Comercio consideraba en el artículo 148 que “Al abrir su giro, toda Sociedad Anónima hará en el libro de Inventarios y balances una descripción exacta y completa de todos sus bienes, muebles e inmuebles, créditos activos y pasivos.
En este libro se asentarán periódicamente los balances de cada ejercicio, comprendiendo en ellos además de los activos, las deudas vencidas o pendientes a la fecha del cierre de los mismos balances, bajo la responsabilidad que se establece en las disposiciones sobre quiebras”.
La consideración anterior no se tiene expresa actualmente, por cuanto la legislación comercial vigente contempla en el artículo 49 que “Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.
Ya sé que es de Colombia, pero el concepto es el mismo. El texto entero del documento lo puede ver aquí.
No es que no haya que hacer el Libro de Inventario y Balance, es que no es un Libro en el sentido estricto de la palabra (como el Libro Mayor), es una colección de informes agrupados bajo un mismo “Libro”. Por eso lo que hay que hacer es simplemente detallar los bienes y las deudas que vienen contempladas en los Libros Contables. En la práctica significa adjuntar a final de año el Inventario Físico, el detalle de Activos Fijos, el Análisis de las cuentas de deudas (por el giro de la empresa y otra financiación), y otra información oportuna que varía en función del giro y actividad de cada empresa.
Escrito por Laudus 
