Cómo opera el envío de una Factura Electrónica

En esta entrada vamos a intentar explicar cómo opera internamente el envío de una Factura Electrónica, o cualquier otro documento electrónico de ventas, que llamaremos a partir de ahora DTE (Documento Tributario Electrónico), como los denomina el SII.

Hay alguna partes que tienen un poco de lenguaje técnico, porque es imposible evitarlo. Pero intentemos que sea comprensible. Es importante explicar todo el mecanismo, para que los usuarios sepan dónde puede estar el problema si hay demoras en los envíos/aprobaciones.

Una primera aclaración importante: el SII provee un único mecanismo de envío y comprobación de los DTE, no hay puertas traseras ni ventajas o preferencias para ningún tipo de software o proveedor. Este mecanismo es el que utiliza Laudus, o cualquier otra solución de Factura Electrónica. Toda la información técnica del SII sobre cómo implementar la Factura Electrónica es pública, y se puede descargar desde el sitio web del SII en la sección de Factura Electrónica.

El primer paso que hace Laudus antes de enviar un DTE es generar el archivo XML donde va toda la información de la Factura. El formato XML es un formato estándar internacional para el traspaso de información.
Para generar el XML hay que firmarlo, y por eso Laudus pide la contraseña para descifrar la clave privada del certificado digital.  Esta contraseña sólo se pide una vez por sesión, pero se pide en todas las sesiones ya que no se almacena por seguridad.

Una vez creado el archivo del DTE, hay que pedir un identificador de seguridad al SII. Este identificador se pide mediante un servicio web (web service), que es una forma de comunicación entre computadores, entre el computador del usuario y el servidor del SII. El SII responde con un identificador, con el que se puede comenzar la sesión frente al SII.

La mayoría de la comunicación con el SII se hace a través de servicios web, y todos los software de Facturación Electrónica  tienen que utilizar éstos, no hay otra forma de hacerlo. Si el servidor del SII está con mucha carga, todos deben esperar lo mismo, no hay preferencias ni maneras de hacerlo más rápido.

Por lo general, en nuestra experiencia, es que casi nunca hay demora en obtener el identificador para iniciar la sesión con el SII. Con Laudus nuestros clientes están enviando miles de DTE todos los meses desde hace 2 años, y poseemos ya una buena base de análisis.

Una vez obtenido el identificador, enviamos el DTE, o los DTE. En un sólo envío pueden ir uno o muchos DTE. Este envío se hace mediante HTTPS, es decir, la versión segura del famoso protocolo HTTP (HyperText Transfer Protocol) que se utiliza para todas las páginas web.
Por eso, el envío se hace mediante la página web del SII o simulando la misma. Dado que sería una lata obligar al usuario a enviar los DTE mediante la página, lo que hacemos en Laudus (y todos los software) es simular un navegador que envía el DTE mediante esta página. Por eso el usuario sólo ve una barra de progreso de cómo se envía el DTE, mientras que Laudus está enviando por debajo el DTE mediante HTTPS.

Este paso no suele presentar demora, ya que casi siempre se obtiene el número de envío en seguida, que es la respuesta que da el SII.

Con este número de envío ya sabemos que el SII ha recibido el/los DTE. Una vez que los recibe, analiza la estructura para ver si son válidos. El SII no analiza el contenido en sí, es decir, le da igual si uno factura 10.000 pesos o 10 millones, o si envía unos productos u otros. Sólo analiza si el DTE se ajusta al formato y estructura definido para los mismos, y si tiene toda la información obligatoria.

El último paso es saber si se aprobó el DTE. Podemos consultar en cualquier momento el “veredicto” del SII sobre el envío, es decir si acepta o rechaza el/los DTE. Si todavía no se han analizado, el SII nos dice que no hay respuesta por el momento. Esta consulta la debemos hacer mediante un servicio web, y nunca sabemos cuánto va a demorar el SII en tener la respuesta.

Este paso  es el único que no suele ser inmediato. Podemos obtener la respuesta en pocos segundos, o varias horas. Y repito, opera igual para todos los proveedores de soluciones de Factura Electrónica.

Laudus, por defecto, no deja imprimir un DTE hasta que no tiene la aprobación del SII. Entonces ¿qué hacemos si estamos facturando en un mesón de atención al público? Podemos cambiar esta opción con la siguiente casilla:

Permitir Imprimir DTE antes de recibir confirmación del SII

y de esta forma poder imprimir el DTE sin haber recibido la confirmación del SII.

¿Cuál es la diferencia? El único problema sería que el SII rechazara el documento, pero es muy poco probable. Cualquier solución de Factura Electrónica que lleve un tiempo en el mercado ha depurado sus fallos en este sentido, y es poco probable que genere un DTE con fallos. Por eso es seguro marcar la casilla e imprimir el documento.

Prácticamente todas las soluciones del mercado que conocemos (“nuestra competencia”) imprimen el DTE sin necesidad de esperar al SII a aprobarlo. Por eso, puede parece que obtienen la aprobación antes, pero no es así; no hay manera de acelerar al SII, demora lo mismo para todos. Simplemente es permitir imprimir el DTE sin la aprobación.

El SII, ni nadie que tenga computadores, está exento de posibles demoras o problemas en el servicio entregado. Incluso las más grandes compañías de  Internet los han tenido. Pero en general funciona como está previsto.
Alguna vez muy esporádica ha habido más retraso en obtener el número de envío al realizar el mismo. En este caso Laudus no permite imprimir el DTE hasta que no tenemos el número del envío del SII; y no queremos hacerlo porque los posibles problemas de hacerlo son mayores que en el caso de la aprobación. Y dado que muy pocas veces se ha producido el caso, no le hemos considerado importante.

Podría haber soluciones que permitan imprimir el DTE sin haber recibido el número de envío del SII, se puede hacer ya que este número no va dentro del timbre del DTE. A nosotros particularmente nos parece un poco arriesgado, ya que incluso el cliente podría intentar consultar por el DTE y obtendría un error.
En este caso podría parecer que Laudus es más lento, ya que obliga a tener el número de envío del DTE; pero como hemos comentado, los casos son muy esporádicos y no merece la pena hacer muchos cambios para este caso, y seguir adoptando una política más segura.

Si hay dudas sobre cómo funciona este modelo, esperamos sus comentarios.

24 respuestas a Cómo opera el envío de una Factura Electrónica

  1. Mónica dice:

    Hola, muy interesante el artículo.
    y quisiera hacerles una consulta relacionado con el tema.
    En qué momento deja de ser mi responsabilidad al hacer un DTE? tributariamente hablando. Por ejemplo, si hago una factura para trasladar y entregar las mercaderías a un cliente, y hago la factura electronica y en el estado del documento figura como enviado al SII, hasta ahí es mi responsabilidad sin pasar a llevar la ley tributaria? o debo esperar a que lo apruebe el SII y en ese momento procedo a trasladar la mercadería?
    Agradeceré comentarios.

    • Laudus dice:

      Estimada Mónica,

      debes separa lo que es responsabilidad tributaria del procedimiento en sí. La responsabilidad tributaria significa que el documento es válido desde el punto de vista del IVA (u otros impuestos si procede), es decir, que no hay fraude de IVA, que no es un documento “fantasma”. En este sentido la responsabilidad es la misma que para una Factura de Ventas normal.

      En cuanto al procedimiento, la Factura Electrónica sólo es válida cuando el SII da el visto bueno. Esta aprobación del SII no tiene nada que ver con el contenido de la Factura en sí; en este procedimiento de aprobación al SII le da igual que se facture un Airbus 380 por 500 pesos, o que se venda una sopaipilla por 10 millones. Lo único que comprueba es que la forma del documento es correcta: que el XML es conforme al esquema definido por el SII para los DTE, que la firma es válida, que el número de documento está dentro del rango de documentos timbrados por la empresa, que el certificado digital está vigente, etc.

      Por lo tanto sí que es necesaria esta aprobación del SII. Lo que pasa es que si uno tiene confianza en que genera DTE correctos en la forma, puede imprimir en el momento para no esperar la aprobación del SII que a veces puede demorar horas. En el caso de los mesones de atención al público este punto es importante.
      ¿Qué pasa si el SII rechaza una Factura Electrónica que ya se ha imprimido y entregado? Pues que hay que corregir el fallo, volver a enviar, y recuperar la Factura para enviar el original correcto. Un correlativo de Factura Electrónica rechazada se puede volver a utilizar (se suele utilizar una vez corregido el motivo del rechazo).

      Cuando la Factura ya está aprobada por el SII, es un documento en firme. No se puede anular ese mismo documento, para anular una Factura Electrónica ya aprobada hay que emitir una Nota de Crédito. Y para anular una Nota de Crédito Electrónica ya anulada, hay que emitir una Nota de Débito.

  2. Carlos Martinez dice:

    Estimado

    Que sucede si estoy operando con factura electronica y se corta el internet y tengo al cliente en frente , que sucede? puedo entregar el dte aun que no tenga el identificador de envido?

    Que dice la ley al respecto?
    Lo que tengo claro que por lo menos debemos tener el trackid para entregar la factura electrónica

    atento a sus comentarios

    atte
    cmr

    • Laudus dice:

      Estimado Carlos, si se corta internet y todavía no tienes la Factura Electrónica, puedes hacer una factura normal incluso a mano. Cuando una empresa es facturadora electrónica también puede hacer facturas normales en papel timbrado.

      Si ya enviaste la Factura Electrónica y estabas a punto de recibir la confirmación, suele ser seguro el imprimir la factura sin el número de envío. Después ya lo recibirás. Pero no te aconsejo emitir-imprimir la factura si todavía ni siquiera la has enviado al SII. En este caso lo mejor es utilizar las facturas normales.

  3. Mas que comentario es pregunta. Como procede el envío a clientes. Se supone que es via internet, pero hay algunos detalles que paso a enumerar:

    1) si se le entrega al cliente,el producto este debe firmar.
    2) Si se le envóa con Guía de Despacho, esta guìa debe estar firmada. osea en el fondo igual hay que enviar via correo normal la factura con la guía de despacho y la orden de compra

    • Laudus dice:

      Estimado Eduardo, efectivamente cuando hay entrega física, la firma de la copia cedible sirve de justificante. Pero no siempre hay entrega física (por ejemplo las facturas de teléfono), o habiendo entrega física la firma está incompleta de datos. En teoría, todas las facturas electrónicas recibidas de proveedores deben ser respondidas por email con la aceptación.

  4. Pedro Sabatini dice:

    Estimados si me hicieron una factura y no me aparece en la plantilla de compras y ventas.¿Cómo se si se me efectuara la rebaja del IVA que debo pagar?
    ¿deberia esperar a que aparesca para tener la certeza?
    Influye esta tardanza o no aparicion que se hizo en lo primeros dias del mes pero con dias finales del mes anterior?

    • Laudus dice:

      Estimado Pedro, depende del sistema que esté utilizando. Si le hicieron una factura, entonces le debería figurar en las compras, ¿pero de qué sistema?

  5. blanca dice:

    me parecen bárbaros todos los comentarios, pero yo tengo un inconveniente que es, genere la factura, guardé, y en forma automática el sistema dice que lo guardo en serviciosjava.afip.gob.ar un archivo PDF, pero no lo puedo ubicar para poder imprimir, que debo hacer, adonde recurrir?
    Les agradecería una ayuda.
    Gracias
    blanca

    • Laudus dice:

      Estimada Blanca, este blog es para nuestro ERP en Chile. Para problemas con la facturación electrónica en Argentina deberías ponerte en contacto con tu técnico en Argentina.

  6. Juan Inzunza dice:

    Consulta emití una Factura electrónica, como me aseguro que mi cliente la recibió? Existe alguna forma a través de la pagina de SII para verificar esto

    • Laudus dice:

      Estimado Juan, no hay una forma telemática de asegurarse que su cliente la recibió. Él tiene la obligación de responder cuando la recibe (la respuesta es telemática, y se envía por email).
      Si no ha respondido, la mejor forma es entonces llamarle por teléfono para confirmar. Pero esta confirmación no es formal, y hasta que él no responda telemáticamente no tiene forma de probarlo si lo necesita para el pago.

  7. Mariela dice:

    Hola Laudus, una consulta. Emiti una factura electrónica hace ya un tiempo y no me la han pagado aún. El problema es que el receptor no me envió ni acuse de recibo, ni aceptacion ni rechazo. Se le puede obligar a que de respuesta? como hago para que la reciba? gracias de antemano

    • Laudus dice:

      Estimada Mariela, si el cliente de la factura no dio acuse de recibo, ni aceptación de la misma, es como si nunca la hubiera recibido, y no tiene ninguna obligación. Si usted despachó mercadería, y la factura acompañaba a la mercadería, y si el cliente firmó la recepción, entonces es lo mismo y tiene la misma validez que el recibo electrónico.

      Si la factura es una factura de servicios, y no se imprimió y entregó la factura electrónica, entonces sí es necesario el acuse de recibo. Si el cliente no lo envía y se desentiende, entonces debe emitir Nota de Crédito. Si se ha pasado el plazo para descontar el IVA, entonces tiene pocas opciones. En el software Laudus tenemos una alerta, percisamente para que le informe de aquellas facturas impagas que van a perder el crédito de IVA si no se hace Nota de Crédito.

      • Mariela dice:

        Pero si este receptor contibuyente electronico no da respuesta de que recepciono la factura electronica enviada al correo que el registro en el SII (y segun entiendo tiene obligacion de dar respuesta de que a lo menos la recibio) puede ser que frente a su silencio se entienda que la recepciono…lo digo para los efectos de contar los 8 días para que se entienda irrevocablemente aceptada la factura segun la ley 19983 o es necesario que envie un acuse de recibio telematico?

        Ah y gracias por tu respuesta anterior!!

      • Laudus dice:

        Estimada Mariela, el receptor debería haber dado respuesta, al menos que la recepcionó. Pero también puede decir que nunca la recepcionó, porque el email no es un medio que a usted le asegure que llegó el correo.
        Por eso, su cliente puede decir que nunca le llegó el correo, y usted no puede hacer nada ante esta situación. Por este motivo nosotros tenemos en el software una alerta para avisar de las facturas que no han recibido respuesta.

        Y aunque el cliente le hubiese dado acuse de recibo, tampoco implica que la hubiese aceptado. Hay varias respuestas que se pueden dar, desde el mero acuso de recibo, una aceptación en firme, un rechazo, o un recibo de mercaderías-servicios según ley 19.983. Se lo explicamos con más detalle aquí:

        http://blog.laudus.cl/2009/11/12/como-responder-a-una-factura-electronica-de-un-proveedor/

      • Laudus dice:

        Estimada Mariela, un último apunte: en la factura electrónica hay un punto débil en todo el sistema, que es la respuesta de los clientes, que se realiza por correo electrónico. El correo electrónico no es un medio seguro, es decir, nadie le asegura que el correo se recibió; no existe un acuse de recibo en los correos electrónicos, porque el protocolo de envío de los mismos (SMTP) no lo contempla.

        Por este motivo es su responsabilidad el asegurarse que la factura se recibió, si es que el cliente no responde. Habría sido más seguro que el SII hubise implementado una plataforma centralizada de respuestas basada en “servicios web”, al igual que hizo con las verificaciones. Sus motivos tendrá, pero la actual implementación de respuestas basadas en correo electrónico no aseguran nunca que la factura llegó ni que la respuesta se envió.

  8. German dice:

    Hola.

    Tras leer con detalle los comentarios sobre la emisión e impresión de las facturas sin la garantía de aceptación por parte del SII sigue quedándome una duda.

    Genero la factura, la firmo, la envío al SII y obtengo el trackid. Si en ese momento imprimo la factura (o le envío el xml por email al destinatario) y luego, más tarde, obtengo un rechazo del SII:

    - ¿El folio empleado es válido para el emisor?. Es decir, no puede reutilizarlo.

    - ¿El emisor debe reflejar ese documento en su contabilidad?

    - ¿El receptor debe reflejar este documento en su contabilidad y emitir un acuse negativo?

    Yo entiendo que el folio si que queda consumido por el emisor, que lo reflejará en su contabilidad, que el receptor también lo reflejará en su contabilidad emitiendo un acuse negativo. Para ajustar ambas contabilidades el emisor deberá emitir una nota de cŕedito que compense la operación y enviarla al receptor. Esta nota de crédito usaría un folio nuevo y también quedaría reflejada en ambas contabilidades. ¿sería correcto este proceso?

    Todo esto se sobreentiende por lo indicado en el documento

    http://www.sii.cl/factura_electronica/factura_mercado/modelo_operacion.pdf

    Muchas gracias por la respuesta.

    • Laudus dice:

      Estimado Germán, si el SII rechaza el documento es como si no existiera. Hay que informar al cliente (el receptor), y éste no puede utilizar la factura. El folio emitido no es válido para el emisor, es como si no existiera, y no procede hacer Nota de Crédito sobre él.
      De hecho, lo más normal es subsanar el defecto por el que fue rechazado, y volver a emitir el mismo folio.

  9. Cpaez dice:

    Hola…

    Mi pregunta va mas por el lado informático…que pasa si yo no quiero contratar un servicio de integración para enviar mis dte, si no que quiero crear mi `propio enlace, vale decir desde mi sistema de ventas propios, creado por mis programadores a SII.

    Si es la respuesta fuera positiva, o sea se puede hacer. donde encuentro informacion para poder crear estos dte y algun instructivo para generar y enviar al SII.

    Gracias.

    • Laudus dice:

      Estimado CPaez, toda la documentación para desarrollar el envío y elaboración de DTEs la tienes en la página web del SII, en la sección de Factura Electrónica. No hay otro tipo de información, salvo los documentos y estándares del W3C por ejemplo en lo que se refiere a firma electrónica de un XML.

      Nosotros, personalmente, no te recomendamos que intentes desarrollar tu propia solución interna para vuestra empresa, salvo que pienses en certificarte ante el SII y vender tu solución de Factura Electrónica como hacemos nosotros y muchas otras empresas. Es un desarrollo más largo de lo que piensas y de lo que parece, y nunca te saldrá rentable hacerlo sólo para tu empresa. Si no estás pensando en vender la solución, entonces contrata cualquier solución del mercado. Por ejemplo, nosotros cobramos 490.000 pesos por la implementación, y ya no cobramos más por cada DTE recibido o emitido (salvo la necesidad de tener el contrato de actualizaciones y soporte activo que son 9.900 pesos al mes por una licencia). Por este dinero, si se lo pagas a un programador, no le da ni para hacer una primera lectura de toda la documentación a conciencia.

      No te queremos vender la solución, se la puedes comprar a muchas otras empresas en el mercado. Pero sabemos de lo que hablamos, y si es sólo para tu empresa es la peor inversión que podrías hacer. Si lo quieres vender, es otro cuento, y que te deseamos suerte.

  10. Marco dice:

    Estimado,

    Tengo un situación, realizamos la emisión de una F/electrónica, la cual aparece en nuestro sistema como enviado a SII. Asumo que el XML fue recepcionado por nuestro cliente. Pero el nos indica no haberla recibido.

    ¿La responsabilidad es de nuestro cliente descargar los documentos electrónicos que le emitan, para posteriormente declararlos?

    Esta te la hago por que el cliente nos solicita la anulación del documento y la reemisión, por que perdieron el IVA. Indicando que es nuestra responsabilidad enviárselas, aun sabiendo que SII ya se las envió.

    Gracias.

    • Marco dice:

      Agrego que el documento ya esta aprobado por SII.

    • Laudus dice:

      Estimado Marco, el hecho de enviar el XML a aprobación al SII no exime de tener que enviar el mismo al cliente. El SII no envía el XML al cliente.
      De todas formas, como el envío al cliente es por correo electrónico, hay veces en las cuales el cliente no la recibe (por algún problema del servidor de salida o entrada del correo). Es uno de los motivos por los que el cliente debe responder a la factura. Y usted tiene que almacenar esta respuesta.

      Nosotros tenemos en el software una alerta de Facturas Electrónicas que no han recibido respuesta de los clientes, y que se debe revisar para solicitar la misma (porque la razón puede ser que el cliente no haya recibido la factura correctamente).

      Su cliente no puede descargar los XML del SII, le tienen que venir por correo de sus proveedores.

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